1. Hai vai trò khác nhau, và vì sao điều đó quan trọng
Chúng tôi xử lý hai loại dữ liệu, và trách nhiệm của chúng tôi với mỗi loại là khác nhau.
Nội dung phê duyệt — bạn là bên kiểm soát, chúng tôi là bên xử lý. Khi tổ chức của bạn tạo một yêu cầu phê duyệt, thì yêu cầu đó, các quyết định và nhật ký kiểm toán thuộc về tổ chức của bạn. Chúng tôi xử lý chúng theo chỉ dẫn của bạn, chỉ nhằm mục đích vận hành luồng phê duyệt, không phục vụ bất kỳ mục đích nào của riêng chúng tôi. Chúng tôi không phân tích, không khai thác, không dùng để huấn luyện mô hình, và không xem chúng trừ khi bạn yêu cầu hỗ trợ một sự cố cụ thể.
Góp ý bạn gửi cho chúng tôi — chúng tôi là bên kiểm soát. Ứng dụng có form góp ý. Những gì bạn nhập vào đó sẽ đến với chúng tôi, và mục 5 nói rõ nội dung đó gồm những gì.
2. Ứng dụng lưu gì về con người
Approvals Pro ghi lại ai đã tham gia vào một phê duyệt. Cụ thể, với mỗi người tham gia, ứng dụng lưu:
- monday user ID
- Họ tên
- Địa chỉ email
- Tên phòng ban và chức danh, nếu monday có lưu
Những thông tin này được sao chép tại thời điểm tạo yêu cầu và không bao giờ cập nhật lại. Đây là chủ đích, và là điểm cốt lõi của sản phẩm: một phê duyệt là hồ sơ ghi lại ai đã cam kết điều gì vào thời điểm họ cam kết. Nếu tra cứu tên theo thời gian thực, một phê duyệt do quản lý ký mà sau đó người này chuyển bộ phận sẽ âm thầm hiển thị bộ phận mới — và một hồ sơ tự viết lại chính nó thì không còn là hồ sơ. Điều tương tự áp dụng cho ủy quyền, vốn lưu cả người vắng mặt lẫn người ký thay.
Bên cạnh thông tin người tham gia, một phê duyệt còn chứa tiêu đề và nội dung bạn viết, tên và ID của item monday liên quan, các mốc thời gian, và tham chiếu tới các tệp đính kèm.
3. Ứng dụng không lưu những gì
- Nội dung của tệp đính kèm. Tệp chỉ đi qua bộ nhớ đủ lâu để được băm và chuyển cho monday lưu trữ. Chúng tôi giữ lại tên tệp, kích thước, asset ID của monday, và một dấu vân tay SHA-256 — chính dấu vân tay này cho phép nhật ký kiểm toán chứng minh tệp chưa bị thay đổi. Dữ liệu tệp được tải từ monday, không bao giờ từ chúng tôi.
- Nội dung board hoặc item của bạn, ngoài tên và ID của item.
- Mật khẩu. Không có mật khẩu nào. Việc xác thực do monday đảm nhiệm.
- Cookie các loại. Không cookie phiên, không cookie theo dõi, không cookie phân tích. Thông tin xác thực đi trong HTTP header trong suốt một request.
- Thông tin thanh toán hoặc thẻ. Việc thanh toán do monday thực hiện; xem mục 7.
4. Cơ sở pháp lý cho việc xử lý
Trong phạm vi GDPR áp dụng:
- Với nội dung phê duyệt, chúng tôi xử lý thay mặt tổ chức của bạn theo Điều 28. Tổ chức của bạn quyết định mục đích và dựa trên cơ sở pháp lý của chính mình, thông thường là lợi ích hợp pháp trong việc vận hành phê duyệt nội bộ.
- Với góp ý bạn chủ động gửi, cơ sở của chúng tôi là lợi ích hợp pháp trong việc hỗ trợ và cải thiện ứng dụng (Điều 6(1)(f)).
- Với thông tin xác thực chúng tôi giữ để có thể vận hành, cơ sở là thực hiện hợp đồng (Điều 6(1)(b)).
Thỏa thuận xử lý dữ liệu (DPA) được cung cấp theo yêu cầu qua [email protected].
5. Góp ý
Form góp ý trong ứng dụng gửi cho chúng tôi:
- Nội dung bạn viết, và việc bạn đánh dấu đó là sự cố hay ý tưởng
- Một địa chỉ liên hệ, chỉ khi bạn cung cấp — đây là tùy chọn, và nhiều báo cáo không cần trả lời
- monday account ID và account slug, monday user ID của bạn, cùng board và item bạn đang mở lúc viết
- Phiên bản ứng dụng và chuỗi user-agent của trình duyệt
- Bất kỳ ảnh chụp màn hình nào bạn chọn đính kèm. Việc đính kèm là hoàn toàn tùy chọn và không có gì được chụp tự động: bạn chọn ảnh, ứng dụng hiển thị lại những ảnh bạn đã chọn, và thông báo trước khi gửi rằng ảnh sẽ được gửi cho chúng tôi. Ảnh chụp màn hình có thể chứa bất cứ thứ gì đang hiển thị trên màn hình bạn, nên hãy xem lại trước khi đính kèm.
Những nội dung này được gửi tới một board nằm trong tài khoản monday của chúng tôi, để chúng tôi xử lý. Chúng tôi dùng chúng để sửa lỗi và cải thiện ứng dụng, và để trả lời bạn nếu bạn yêu cầu. Chúng tôi không dùng cho mục đích tiếp thị.
Ngoài góp ý bạn chủ động gửi, không có nội dung nào từ tài khoản của bạn đến với chúng tôi.
6. Dữ liệu được lưu ở đâu, và ai khác nhìn thấy
Mọi thứ ứng dụng lưu đều nằm trong hệ thống lưu trữ của chính monday, giới hạn trong tài khoản của bạn, trên hạ tầng của monday. Chúng tôi không vận hành cơ sở dữ liệu riêng.
Chúng tôi không dùng bên thứ ba nào cả. Không nhà cung cấp analytics, không dịch vụ báo lỗi, không CDN, không dịch vụ email bên ngoài, không bên xử lý phụ nào. Ứng dụng chỉ gọi API của monday và không gọi gì khác. Do đó không có danh sách bên xử lý phụ nào để công bố, vì danh sách đó rỗng.
Vị trí vật lý của dữ liệu do monday quyết định, không phải chúng tôi.
7. Thanh toán
Thuê bao được bán, thu tiền và quản lý bởi monday, qua monday marketplace. Chúng tôi không bao giờ nhìn thấy, nhận hay lưu thông tin thẻ hoặc địa chỉ thanh toán của bạn. Thứ chúng tôi nhận từ monday chỉ là việc thuê bao của tài khoản còn hiệu lực hay không — đó là điều duy nhất ứng dụng cần để biết có nên hoạt động hay không.
8. Lưu giữ và xóa dữ liệu
Khi bạn gỡ cài đặt Approvals Pro, toàn bộ dữ liệu ứng dụng giữ cho tài khoản của bạn bị xóa ngay lập tức. Không hẹn lịch, không chờ hết một khoảng thời gian — thông báo gỡ cài đặt từ monday kích hoạt việc xóa trực tiếp.
Bao gồm mọi phê duyệt, mọi quyết định, mọi nhật ký kiểm toán, các luồng duyệt đã lưu, ủy quyền, tùy chỉnh từ ngữ, trạng thái thuê bao, và thông tin xác thực chúng tôi giữ để thao tác thay bạn. Không giữ lại gì cho mục đích phân tích hay cho một khoảng ân hạn nào.
Việc xóa được kiểm chứng bằng thử nghiệm, không phải bằng giả định: quy trình xóa được chạy trên một tài khoản có dữ liệu mẫu và được kiểm tra tính đầy đủ.
Trong thời gian ứng dụng còn được cài đặt, các phê duyệt được giữ vô thời hạn, vì bản chất của chúng là hồ sơ lâu dài. Bạn có thể xóa item của một phê duyệt cụ thể trong monday bất cứ lúc nào.
Log ứng dụng được monday code lưu theo thời hạn của nền tảng. Log chứa các định danh — account ID, user ID, request ID — và thông báo lỗi. Log không chứa họ tên, không địa chỉ email, không tiêu đề hay nội dung phê duyệt, không bình luận quyết định và không tên tệp. Điều này được bảo đảm bằng một kiểm tra tự động trên mã nguồn, chứ không dựa vào thiện chí.
9. Quyền của bạn
Trong phạm vi GDPR hoặc luật tương đương áp dụng, bạn có quyền truy cập, chỉnh sửa, xóa, xuất và hạn chế việc xử lý dữ liệu cá nhân của mình, cũng như quyền phản đối việc xử lý đó.
Với nội dung phê duyệt, hãy thực hiện các quyền này với chính tổ chức của bạn, đơn vị kiểm soát dữ liệu đó. Chúng tôi sẽ hỗ trợ họ nhanh chóng với mọi yêu cầu họ chuyển cho chúng tôi. Nếu bạn liên hệ trực tiếp với chúng tôi về nội dung phê duyệt, chúng tôi sẽ chuyển bạn tới quản trị viên tài khoản thay vì tự hành động, bởi việc đáp ứng yêu cầu sửa một hồ sơ chung theo đề nghị của một người tham gia là hành động đi ngược lại tổ chức sở hữu hồ sơ đó.
Với góp ý bạn đã gửi cho chúng tôi, hãy liên hệ [email protected] và chúng tôi sẽ xử lý trực tiếp.
Bạn cũng có quyền khiếu nại với cơ quan giám sát tại địa phương của mình.
10. Chuyển dữ liệu quốc tế
Ứng dụng chạy trên hạ tầng của chính monday. Ứng dụng được triển khai tới các vùng Hoa Kỳ, Liên minh Châu Âu, Úc và Israel của monday, và monday quyết định vùng nào phục vụ một tài khoản cụ thể. Dữ liệu của một tài khoản được giữ tại vùng monday chỉ định cho tài khoản đó; chúng tôi không chọn vùng và không di chuyển dữ liệu giữa các vùng.
Với các tài khoản được monday chỉ định vào vùng Liên minh Châu Âu, dữ liệu ở lại trong vùng đó. Khi một tài khoản được phục vụ từ vùng ngoài EEA, việc chuyển dữ liệu phát sinh từ chính thu xếp nền tảng của monday chứ không phải từ bất kỳ hành vi chuyển tiếp nào của chúng tôi, vì chúng tôi không vận hành hạ tầng riêng và không dùng bên xử lý phụ.
11. Trẻ em
Approvals Pro là công cụ dành cho môi trường làm việc, bán cho tổ chức. Ứng dụng không hướng tới trẻ em và chúng tôi không cố ý xử lý dữ liệu của trẻ em.
12. Thay đổi chính sách này
Nếu chúng tôi thay đổi chính sách này một cách đáng kể, chúng tôi sẽ cập nhật ngày hiệu lực ở trên và công bố phiên bản mới tại cùng địa chỉ. Việc tiếp tục sử dụng sau thay đổi được xem là chấp nhận thay đổi đó.
13. Liên hệ
Công ty TNHH Phần mềm TidalTech (TidalTech Software Co., Ltd.)
186-186 Bis Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam
[email protected]